Comment choisir la date parfaite d’un événement ?

En ce qui concerne la planification d’événements, la sélection d’une date pour votre événement est aussi importante que la disponibilité du lieu. Alors, comment choisissez-vous la date parfaite de l’événement ? Choisir votre date est l’une des premières étapes du processus de planification d’événements. Après avoir établi les buts et les objectifs de votre événement, passez du temps à rechercher des dates potentielles pour vous assurer que celles de votre liste de présélection correspondent à votre stratégie globale d’événement et surtout qu’une agence hôtesse évènementiel soit disponible.

Considérez la saison

Si vous organisez un voyage de ski en plein air, il est assez évident que vous voudrez le planifier pendant la saison des neiges. Mais la saison ne concerne pas seulement la météo. Vous devez également tenir compte d’autres facteurs saisonniers qui peuvent influer sur la fréquentation des événements:

Vacances

Horaires des sports

Météo

Calendrier scolaire

Selon le type d’événement que vous organisez, ces saisons peuvent aider à affiner vos dates idéales ou à éliminer les dates potentielles de votre liste restreinte. Prenons le calendrier scolaire comme exemple. Si vous organisez un événement de collecte de fonds, vous voudrez choisir une date à laquelle l’école est en session plutôt que pendant les vacances d’été lorsque les activités scolaires ne sont pas au premier plan.

Éliminer les dates avec une forte concurrence

La recherche d’événements peut aider à éliminer les dates auxquelles vos concurrents font également pression pour attirer l’attention de vos participants. Jetez un œil aux calendriers communautaires de votre région et notez tous les événements qui partagent le même public cible que le vôtre. Ensuite, évaluez le poids à donner à chaque événement en compétition lors de la sélection de votre propre date. Facteurs à considérer:

Taille de l’événement

Lieu de l’événement

Chevauchement d’audience

Participation aux événements passés

Facteur de vacances et d’événements publics

À moins que votre événement ne soit lié à la fête elle-même, les jours fériés religieux et les jours fériés sont généralement de mauvais choix pour planifier votre événement, sauf s’il existe une raison impérieuse de le faire. La fête du Travail en est un bon exemple – beaucoup de gens aiment profiter du long week-end, donc un atelier d’entreprise pourrait ne pas être le mieux adapté à cette date. Une exposition de camping d’hiver, cependant, pourrait être exactement le type d’événement familial auquel votre public aimerait assister pendant leur temps libre pendant le week-end des vacances. Pensez à demander conseils auprès d’une agence hôtesse évènementiel pour connaitre les meilleures dates. Les événements publics tels que les élections, les célébrations à l’échelle de la ville et les festivals locaux sont également des dates à éviter. Non seulement vous perdrez des participants qui souhaitent se concentrer sur ces autres événements, mais vous aurez également plus de mal à rivaliser pour attirer l’attention des médias. En outre, pour réussir votre évènement, n’oubliez pas de faire appel à une agence hôtesse évènementiel. Les journées internationales de célébration, les mois de sensibilisation et les anniversaires peuvent offrir d’énormes opportunités de marketing pour votre événement.